Label Software: zum Newsletter Oktober 2010

Termine zentral verwalten und mobil anzeigen

Ein Kurzprogramm verknüpft Outlook mit Labelwin, aktualisiert die mobilen Terminkalender und integriert E-Mails ins System

Viele Handwerker nutzen den Outlook-Terminkalender auf mobilen Endgeräten (Smartphone, PDA usw.) für die Organisation. Doch es gibt das Problem: Wie synchronisiert man die einzelnen Kalender mit der zentralen Terminverwaltung?

Deshalb haben die Programmierer von Label Software ein Kurzprogramm (Makro) entwickelt, das die Nutzer der Branchenlösung
Labelwin in ihre lokalen und mobilen Outlook-Installationen einbinden können. Es verknüpft Outlook intelligent mit Labelwin.

Für die Nutzer heißt das, sie können

• zentral angelegte Termine auf alle angeschlossenen Outlook-Kalender übertragen,
• E-Mails und Dateianhänge aus Outlook direkt in die Projekt- oder Kundenverwaltung von Labelwin übernehmen und
• aus einer E-Mail heraus (z. B. einer Kundenanfrage) direkt eine Aufgabe in Labelwin anlegen (z. B. die, bis zum Datum X ein Angebot für den Kunden zu erstellen). Dabei wird der E-Mail-Text automatisch zur Projektnotiz.

Kein Outlook auf Endgeräten mehr nötig

Die E-Mails inklusive Anhängen stehen dann jedem Labelwin-Anwender zur Verfügung. Auf den mobilen Endgeräten und dezentralen Arbeitsplätzen ist kein Microsoft Outlook mehr zum Lesen der hinterlegten E-Mails notwendig.

Dateianhänge der E-Mail können bei Bedarf als »Zugeordnete Dokumente« hinter der Notiz oder dem Auftrag abgelegt werden.

Mit diesem Outlook-Makro wird es auch möglich, eine beliebige Anzahl von Bildern, PDFs und anderen Fremddokumenten auf einen Rutsch im Projekt abzuspeichern. Dazu schicken Sie sich einfach selbst eine E-Mail mit den entsprechenden Dateianhängen. Das Outlook-Makro fragt Sie, in welches Projekt Sie Mail und Anhänge speichern wollen.

Weitere Labelwin-Schnittstellen
[http://www.labelwin.de/software/module/schnittstellen]

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Seit 45 Jahren „unter Strom“

Traditionsunternehmen Weidich Haustechnik wächst mit schlanker Verwaltung 

„Wenn du zum Kunden gehst – vergiss die Überschuhe nicht.“ Frei nach Nietzsche ist das einer der Leitsätze aus dem Weidich-ABC. Die „Weidich Haustechnik GmbH“ feierte in diesem Jahr ihr 45jähriges Bestehen. In der ostwestfälischen Stadt Halle ist „Weidich“ eine feste Größe. Der Erfolg des Unternehmens beruht auf einer scheinbar einfachen Erkenntnis von Geschäftsführer Guido Weidich: „Als Unternehmer muss man mit seinen Kunden anspruchsvoller werden.“ Das gilt auch für den Einsatz moderner Kommunikationstechnik. „Wir setzen in unserer Unternehmensorganisation auf eine schlanke Verwaltung. Dabei geht es sowohl um die Themen Ablage und Archiv als auch um den Einsatz einer kaufmännischen Software, die auf die Anforderungen der Haustechnikbranche spezialisiert ist.“ Ein Grund, warum der dynamische Jungunternehmer sich für die Branchensoftware Labelwin entschied. Seit 2002 arbeitet der Haller Betrieb nun mit Labelwin. Das Fazit nach acht Jahren lautet bei Guido Weidich: „Ohne geht gar nichts.“ 

Mittlerweile wird an zwölf Arbeitsplätzen mit Labelwin gearbeitet. Genutzt werden fast alle Module. Guido Weidich: „Hier sind Systeme in den Bereichen Projekt-,  Kundendienst- und Wartungsverwaltung für uns besonders effektiv. Der Kundendienst ist natürlich ganz wichtig, dabei gibt es die Terminverwaltung und eine vollständige Historie. Kundendienst und Mitarbeitereinsätze können effektiv geplant werden. Die Zeitwirtschaft bringt 100 Prozent Transparenz im Bereich der Arbeitszeit. Toll sind auch die Auswertungsmöglichkeiten mit Labelwin. Ich weiß zu jeder Zeit, wie sich mein Projekt entwickelt. ELO Digital Office mit der digitalen Archivierung ist auch sehr hilfreich, alles wird gescannt und die Papierberge werden immer kleiner. Das Suchen hat ein Ende.“

Papierloses Büro, arbeiten ohne Zettelwirtschaft – wie „papierlos“ kann ein Betrieb in der Haustechnikbranche heute sein? Dazu sagt Guido Weidich: „Für Handwerksbetriebe wird die Lösung der digitalen Archivierung erst interessant, wenn sie sich mit der im Betrieb eingesetzten Branchensoftware verknüpfen lässt. Nur so findet man sofort am Bildschirm die Informationen wieder, die man sucht - genau an der richtigen Stelle.“

Die Anzahl der zu bearbeitenden Vorgänge im Betrieb steigt ständig. Genauso erwarten die Kunden immer schnellere Antworten. Gute Organisation und zufriedene Kunden setzen einen reibungslosen Informationsfluss im Betrieb voraus. Informationen müssen heute rasch und zuverlässig bearbeitet werden. Rechnungen, Faxe, gedruckte E-Mails, Prüf- und Abnahmeprotokolle usw. - die Papierflut nimmt kein Ende. Zettel erweisen sich häufig als unzuverlässige „Zeitdiebe“. Wer hat nicht schon mal nach einem Zettel gesucht oder durch das Haus getragen und nachgefragt, ob er angekommen ist? Mit einer in die Software integrierten digitalen Archivierung kann ein Betrieb punkten.

Guido Weidich beschreibt: „Ein Beispiel sind Kundendienstberichte: Der Kunde ruft an, hat Fragen zu seiner Rechnung und mit Knopfdruck ist der unterschriebene Monteurzettel auf dem Bildschirm. Fragen können sofort beantwortet werden – ohne lästiges „Telefon-Pingpong“. Aber auch bei Eingangsrechnungen, Lieferscheinen, Ausschreibungsunterlagen, Fotos von Baustellen oder Artikeln aus Fachzeitschriften wird die digitale Archivierung zum hilfreichen Instrument. Es gilt: Weniger Papier bedeutet weniger Stress.“

Konkret sieht der Ablauf so aus: Der Monteur kommt mit dem unterschriebenen Auftragszettel zurück ins Büro. Das Dokument wird gescannt. Die Archivierungssoftware „ELO“ legt den eingelesenen Auftragszettel in die „Postbox“. Von da aus übernimmt die Branchenlösung „Labelwin“ – ohne weitere Eingabe – automatisch die Zuordnung.

Positiv ist für den Elektro-Installateurmeister dabei die einfache Handhabung des Programms: „Neue Mitarbeiter haben kein Problem sich zurechtzufinden, wenn sie bereits einmal mit einem Computer gearbeitet haben.“

Bei der Weidich GmbH arbeiten Buchhaltung, die Meister und die Bürokaufleute mit Labelwin. „Die Mitarbeiter probieren gerne das Programm. Sie sind neugierig auf neue Funktionen und testen sie auch gleich. Von der Auftragsannahme und Kalkulation bis hin zur Rechnungsstellung, von der Nachkalkulation bis hin zum Controlling – das Zusammenspiel aller Komponenten der Software bringt die Vorteile. Es bietet wirklich alles für eine perfekte Organisation im Handwerk“, so der Geschäftsführer.     

Mit  rund  50  Mitarbeitern  ist  die  Weidich  GmbH  einer  der größten  Handwerksbetriebe  für Haustechnik  im  Norden  des  Kreises Gütersloh.  Sie plant,  liefert,  installiert,  wartet  und  repariert  die gesamte  Technik  in  Privathaushalten und  Unternehmen.    Dazu  gehören  Elektrotechnik  und  Beleuchtung, Heizungs- und Lüftungsanlagen, Bäder und  Toiletten,  Wasserver-  und  -entsorgung  ebenso  wie  Sonnenenergie- und  Regenwasser-Nutzungsanlagen, Blitzschutz,  Antennenbau  und  die gesamte  Kommunikationstechnik  von Einbruch-  und  Brandmeldern  über Komfort-Telefonanlagen  bis  hin  zur Netzwerktechnik für Ihre EDV. Die Kundenstruktur der Weidich GmbH ist geprägt von Privatkunden und Industriekunden der mittelständischen Region.

Das Familienunternehmen hat einmal klein angefangen, im Keller des Großelterlichen Hauses. Guido Weidichs Eltern, Doris und Rudolf, die heute auch noch aktiv im Unternehmen mitarbeiten, starteten im Jahr 1965 mit einem Lehrling ihren Elektro-Meisterbetrieb. Ihre Liebe begann mit einem Stromschlag: Rudolf Weidich reparierte im Haus der Schwiegereltern in spe eine Stromleitung. Doris Weidich wollte den Schutzschalter umlegen und schon sprang ein besonders heftiger Funke über.

Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten schätzen auch heute nach 45 Jahren noch die Vorzüge des Familienbetriebs: Verfügbarkeit, Verlässlichkeit und Vertrauen.

Guido Weidich weiß: „Allein in Halle gehen unsere Mitarbeiter in mehr als jedem dritten Haushalt ein und aus. Dieses Vertrauen  macht uns stolz. Und es bestätigt uns darin, auch  in Zukunft in unsere Mitarbeiter zu investieren.“ Denn, so schnell  wie  sich  die  Haustechnik verändert, so schnell muss ein Handwerksunternehmen dazulernen. Der 43jährige berichtet: „Nahezu  jede  Woche  drücken wir  in kleinen Gruppen die Schulbank. Experten der Hersteller geben  Wissen  an  uns weiter. Nur  so  sind wir in der Lage, Innovationen zu beurteilen und unseren Kunden das Beste zu empfehlen. Das ist der Grund, warum bei uns auch noch der Meister in die Lehre geht.“

Für Guido Weidich sind neben der richtigen Software die Mitarbeiter das „A und O“. „Wir haben ein hoch motiviertes Team, mit nur geringer Fluktuation“, erzählt der Meister für Elektrotechnik, der den elterlichen Betrieb seit 1995 führt. „Bei uns werden die Mitarbeiter primär nach Charakter eingestellt. Sekundäres Kriterium ist die fachliche Qualifikation “

Der kompetente, standesgemäße Auftritt der Außendienstmitarbeiter gehört zum Konzept dazu. Sie tragen Hemden, Pullover und Jacken mit Firmensignet und halten sich an die ABC-Grundsätze, wie zum Beispiel: „Nur Verbesserungen rechtfertigen Veränderungen.“  Kommt ein Weidich-Mitarbeiter zum Kunden, dann zieht er Überschuhe an, trägt bei empfindlichen Armaturen Schutzhandschuhe und stellt mit selbst mitgebrachtem Staubsauger den Urzustand wieder her.      

Das kommt bei den Kunden bestens an und so blickt Guido Weidich auch optimistisch in die Zukunft: „Ich sehe für uns als Betrieb auch weiterhin Potential in der Zukunft. Von einem modernen und leistungsfähigen Handwerksbetrieb wird heute einfach mehr erwartet, als nur die Technik  zu  liefern  und  zu  pflegen.

Unsere Kunden wollen einen verlässlichen Partner und das in jeder Beziehung.

Bei uns läuft das Geschäft gut, aber wir haben auch einen sehr hohen Arbeitseinsatz und feste Grundsätze“, erklärt der Betriebswirt des Handwerks.  „Und dazu eine Unternehmensorganisation mit einer schlanken Verwaltung, die uns positiv in die Zukunft blicken lässt.“

Informationen im Internet:

www.label-software.de

www.Weidich.de

LN 1009

Moderner Service entscheidet bei Label Software

Bei einer Softwarelösung zählen guter Service und Support ebenso stark wie Funktionalität und einfache Bedienbarkeit. Label stellt seinen Kunden eine Service-Hotline aus acht Spezialisten zur Verfügung, die ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Via Internet können sie sich auf Wunsch direkt mit dem Rechner des Kunden verbinden, sein Problem mit eigenen Augen sehen und ihm den Ausweg am Bildschirm zeigen.

Auf dem interaktiven Wissensportal Label Wiki können Label-Kunden ihr Wissen und ihre Erfahrungen einbringen und im Gegenzug Tipps von anderen Anwendern lernen. Label Wiki ist aufgebaut im bekannten Wikipedia-Stil und enthält viele Tipps und Tricks, Beispiele und Erläuterungen zur optimalen Nutzung von Labelwin.

Details zur Service-Hotline

Details zu Label Wiki

LN1004

Erfolgreich mit Kunden telefonieren

Beim Telefonieren stets freundlich, aufmerksam, positiv zu sein  ist gar nicht so einfach. Eine gut gepflegte digitale Kundendatei hilft dabei enorm.

Wer seinen Kunden mit der Begrüßung überraschen kann: „Guten Morgen, Herr Müller! Wie war’s auf Sardinien?“ ist in der Regel gleich einen guten Schritt weiter – vorausgesetzt, Herr Müller war wirklich auf Sardinien im Urlaub. Sollte Herr Müller eine Beschwerde auf den Lippen gehabt haben, hat der kommunikationstüchtige Handwerker ihm hier schon fast den Wind aus den Segeln genommen.

Aber wie soll man diese Details über alle Kunden im Kopf behalten? Dabei hilft eine digitale Kundenbeziehungs-Verwaltung (CRM) enorm. Die blendet sofort, wenn eine bestimmte Nummer anruft, alle verfügbaren Daten über den Kunden ein; eben auch seine Vorlieben, Extrawünsche, und was er privat erzählt hat. Kunden fühlen sich dort wohl, wo sie als Person ernst und wichtig genommen werden.

Ein CRM-System, wie es in Labelwin standardmäßig eingebaut ist, sorgt mit dafür, dass zum Beispiel Termine eingehalten, Reklamationen prompt versorgt und Kundendienstfälle zügig abgewickelt werden, indem es die nötigen Informationen rechtzeitig bereitstellt. Eine benutzerfreundliche und praxisnahe Eingabemaske erleichtert es den Benutzern, die nötigen Informationen stets zu aktualisieren.

Details zu CRM in Labelwin

LN1002

Das perfekte Planungs- und Kalkulationswerkzeug

»Kälte Klima aktuell« wollte es genauer wissen: Was sind die entscheidenden Vorteile einer Branchensoftware?

Gerald Bax stand Rede und Antwort.

Die Redaktion der Fachzeitschrift KKA ist bekannt für ihre kritischen Fragen an Berater und Software-Anbieter im Umfeld des Handwerks. Ende 2009 interviewte sie Dipl.-Ing. Gerald Bax, Geschäftsführer und Firmengründer der Bielefelder Label Software Gerald Bax GmbH. Die Redakteure wollten wissen, ob Labelwin wirklich den Anwendern im Handwerk nützt oder hauptsächlich dem Anbieter, der damit Geld verdienen will. Warum braucht die Branche überhaupt eine spezielle Branchensoftware? Würde eine Standard-Software nicht ausreichen?

Gerald Bax: »Eine Besonderheit der Haustechnikbranche liegt in dem hohen Lohnkostenanteil. Dies erfordert eine besonders gute Planungs- und Kalkulationsmöglichkeit... Weiter fallen in der Haustechnik viele kleine Reparatur- und Wartungsaufträge an. Hier ist die zeitliche Planung besonders wichtig…, aber auch besonders schwierig…«

Labelwin unterstützt diese Aufgaben unter anderem durch

•    eine im ständigen Praxistest perfektionierte Erfassung von Arbeitszeiten, Aufwänden und Eingangsrechnungen,
•    digitale Archivierung aller Schriftstücke und dadurch,
•    dass das System die Techniker vor Ort permanent mit den aktuellen Informationen über die Anlagen versorgt.

Vollständiges Interview anzeigen

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