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Ertrag von Wartungsverträgen

Entstehungsgeschichte:

Schon seit Jahren war es in Labelwin möglich, die Erlöse von Wartungsverträgen auszuweisen. Die Schwachstelle war jedoch, dass für die Anwender nicht nachvollziehbar war, wie das Ergebnis entstanden ist – es fehlten die Details.

Nachdem uns immer mal wieder Kunden in der Hotline danach gefragt haben, war klar, dass Labelwin an dieser Stelle noch nicht benutzerfreundlich genug war. Nach der Überarbeitung und der Darstellung der Zahlen in übersichtlicher Form können unsere Anwender die Auswertung nun auch ohne Hilfe auf Anhieb verstehen.

Dass wir damit den Nerv getroffen haben zeigte sich dadurch, dass unser Updateserver nach der Information per E-Mail-Newsletter fast zusammengebrochen wäre.

Die Vorteile von Wartungsverträgen liegen auf der Hand:

• Sie haben eine gesicherte Einnahme über das Jahr hinweg.
• Der Termin der Wartung kann weitgehend selbst bestimmt werden, wenn eine Lücke in den Aufträgen ist, wenn der Techniker gerade in der Nähe ist.
• Sie haben immer Kontakt zum Kunden. Wenn andere Arbeiten anstehen, wird er sicherlich zuerst an Sie denken.
• Möglicherweise kann der Techniker den Kunden selbst auf Probleme/Verbesserungen hinweisen und damit ein Zusatzgeschäft generieren.
• Bei zusätzlichen Verkäufen wie Düse, Filter usw. stehen Sie nicht im Preis-Wettbewerb mit anderen Betrieben.

Bei Wartungsverträgen wird in der Regel eine Pauschale vereinbart, für die eine oder mehrere Anlagen ein oder mehrmals im Jahr gewartet werden. Im ersten Ansatz wird diese Pauschale oft „geschüttelt“, man setzt das an, was man für angemessen hält oder was auf dem Markt üblich ist. Manchmal auch zu einem Preis, der vor Jahren vereinbart wurde und nie angepasst wurde.

Besonders schwierig ist es, wenn in dem Wartungsvertrag die Störungsbeseitigung inbegriffen ist. Dann kommt es darauf an, ob etwas passiert oder nicht.

Es wird immer wieder angeführt, dass die zusätzlich anfallenden Aufträge ohne die Wartung nicht anfallen würden und sich daher der Vertrag nicht lohnen muss, weil die anderen genügend Erfolg bringen. Auch das kann man messen.

Nur wer die Kosten kennt, kann daraus die Konsequenzen ziehen und die Pauschale den Erfordernissen anpassen.

Seien wir mal ehrlich, wenn eine Auswertung mit viel Aufwand verbunden ist, unterbleibt sie meist. Denn Zeit ist das, was wir heute am wenigsten haben. Eine Auswertung entsteht im Idealfall ohne jeglichen Aufwand – nur aus den ohnehin zu erfassenden Daten.

Label hat eine Auswertung programmiert, die so funktioniert:

• In der Auftragsverwaltung wird jeder Einsatz erfasst, damit der Techniker einen Auftragszettel dabei hat.
• Bei Wartungsterminen werden diese Aufträge monatlich oder wöchentlich automatisch angelegt.
• Bei Störungen werden die Aufträge manuell erfasst und bei inbegriffener Störungsbeseitigung wird ein Kreuz gesetzt „über Wartungsvertrag abgedeckt“.
• Bei allen Aufträgen, die eine Anlage betreffen, werden diese bei der Erfassung gewählt. Das ist schon deshalb wichtig, damit der Techniker alle Daten über die bisherigen Einsätze (die Historie der Anlage)dabei hat.

Es entstehen dabei drei Arten von Aufträgen:

• Aufträge mit Wartungstermin
• Aufträge mit Störungskennzeichen
• Sonstige Aufträge mit der Anlage

Aus diesen drei Auftragsarten erzeugt Labelwin auf Knopfdruck eine Auswertung, die sich auf einen einzelnen Vertrag beziehen kann oder auch auf eine Gruppe von Verträgen mit bestimmten Merkmalen. So kann der Anwender z.B. die Erfolge der Öl- oder Gaswartungen, der Kesselleistung o. ä. getrennt betrachten.

Weiterentwicklung

Die Auswertung wurde mittlerweile so erweitert, dass man diese auch für einzelne Anlagen durchführen kann. In Labelwin können nämlich auch regelmäßige Wartungen für Anlagen eingetragen werden, zu denen kein Vertrag angelegt wird. Es gibt immer wieder Kunden, die jedes Jahr zwar die Wartung vornehmen lassen, aber sich nicht vertraglich binden wollen. Auch dann entsteht in Labelwin ein Wartungs-Kundendienstauftrag, der genauso über eine Pauschale oder nach Aufwand abgerechnet werden kann.

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Mandantenverrechnung

Entwicklungsgeschichte

Labelwin kann mit mehreren Mandanten in einer Datenbank umgehen. Gemeinsam verwendet werden dann nur die Adress-Stammdaten und ggf. die Artikelkataloge – alles andere wie Rechnungen, Projekte, Mitarbeiter usw. wird getrennt verwaltet.

Die Mandantenfähigkeit ist vor ca. 20 Jahren entstanden. Im Zusammenhang mit der Verrechnungs-Entwicklung haben wir verwundert festgestellt, dass immerhin ca. 10% unserer Kunden das Modul „Mandantenfähigkeit“ erworben haben.

Wie fast immer kam der Impuls zur Entwicklung von einem Kunden. Er setzte die gewerblichen Mitarbeiter über alle Mandanten hinweg so ein, wie es gerade passt. Das ist natürlich gefährlich, wenn die Abrechnung nicht penibel vorgenommen wird. Leicht weist einem das Finanzamt eine verdeckte Gewinnausschüttung nach.

Bei der Nachfrage des Kunden, wie er die grafische Einsatzplanung übergreifend nutzen kann, (das geht in Labelwin) kam das Gespräch auf die erforderlichen Verrechnungen. Als Trick hatte er jeden Mitarbeiter einfach bei allen Mandanten angemeldet, um die „fremden“ Monteure nicht als Leiharbeiter verwalten zu müssen. Das Ergebnis war, dass er nun jeden Monat die Stunden der Mitarbeiter bei allen Mandanten auswerten, dann die Rechnungen untereinander schreiben und diese beim jeweils anderen Mandanten als Eingangsrechnung erfassen musste. Die Übergabe an ein Lohnprogramm war nicht nutzbar und auch ein Zeitkonto konnte nicht in Labelwin geführt werden, weil jeweils Teile der Zeitbuchungen bei allen drei Mandanten vorhanden waren.

Nach der Entwicklung unserer automatischen Verrechnung konnten die Personaleinträge wieder auf die echten Mitarbeiter reduziert werden. In der grafischen Planung werden die Mitarbeiter nicht mehr doppelt gezeigt, und die Abrechnung reduziert sich auf den Start des Verrechnungsmoduls. Auch die Lohnschnittstelle und das Zeitkonto können nun genutzt werden.

Die entwickelte Lösung sieht so aus:

• Jeder Mitarbeiter kann bei jedem Mandanten gebucht werden. Damit die Wahl eines „fremden“ Mitarbeiters nicht versehentlich passiert, stehen in der Personalliste bei der Auswahl zunächst die eigenen Mitarbeiter und dann mit einem Mandantenkennzeichen die Kollegen der anderen Firmen.
• Für die Mitarbeiter der anderen Firmen können nun Kundendienstaufträge angelegt werden und Zeitbuchungen auf eigene Projekte vorgenommen werden.
• Nach Buchung aller Zeiten wird einmal im Monat die Verrechnung angestoßen. Dann werden Rechnungen für alle Zeitbuchungen der eigenen Mitarbeiter erzeugt, auf denen sie für einen „fremden“ Mandanten eingesetzt wurden.
• Die Rechnungen enthalten detailliert den Namen des Mitarbeiters, das Datum und das Projekt oder den Kundendienstauftrag des Einsatzes.
• Es ist wichtig, die Monteurkosten mit einem Gemeinkostenzuschlag untereinander zu verrechnen, da die reinen Selbstkosten nicht ausreichend sind. In Labelwin wird dazu bei den Mitarbeitern ein interner errechnungssatz hinterlegt.
• Die Rechnungen können vor der Druckausgabe geprüft und ggf. auch noch verändert werden („Anpassungen“ sind also möglich)
• Nach dem Druck und der Übergabe über den Schreibtisch hinweg kann die Rechnung beim Empfänger durch Eingabe der Rechnungsnummer automatisch eingebucht werden, weil die Daten ja alle im gleichen System vorliegen.
• Der Geldfluss findet wie bisher statt.

Vorteile:

• Rechtlich abgesichert, kaum Aufwand
• Die Rechnungen können über entsprechende Konten als interne Umsätze gekennzeichnet werden, damit der „Konzernerlös“ ermittelt werden kann.
• Zeitnahe Projektbelastung: Da die Zeiten der „Leiharbeiter“ wie eigene Mitarbeiter gebucht werden, sind die Kosten sofort als Projektbelastung sichtbar. Anderenfalls werden sie erst bei der monatlichen Rechnung wirksam.
• Die gesparten Kosten durch flexiblen Einsatz werden nicht durch den Verwaltungsaufwand gemindert, weil dieser nahezu Null ist.

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Medizin gegen Ablagestress

Was ist Drag&Drop?

Eigentlich heißt „Drag&Drop“ nur „Ziehen und Einfügen“. Ursprünglich war es ein Ersatz für die Zwischenablage mit „Strg C“ und „Strg V“. Mittlerweile wird „Drag&Drop“ aber auch zum „Bewerfen von Programmen mit Dateien“ (Zitat Wikipedia) genutzt. Darum handelt es sich auch in Labelwin.

Dringend abraten möchten wir übrigens von der Möglichkeit, auf diese Art Dateien im Explorer selbst zu verschieben. Eine kleine Unaufmerksamkeit und man hat die Datei in einem falschen Ordner abgelegt. Sie dann wiederzufinden kann sehr mühsam sein. Nutzen Sie hier besser die Tasten mit „Strg C“ und „Strg V“ oder verwenden das Menü der rechten Maustaste.

Drag&Drop in Labelwin

Es geht darum, ein Foto, eine PDF-Datei, einen ganzen Ordner mit Dateien in die Labelwin-Dokumentenverwaltung einzubinden. Je nach Einstellung wird die Datei dabei in den Labelwin-Bereich kopiert oder es wird nur ein Verweis auf die Datei angelegt. Der Verweis hat ggf. den Nachteil, dass dieser auf die lokale Platte des Anwenders verweist, der den Verweis erstellt hat (gezogen hat). Dann steht sie den anderen Anwendern nicht zur Verfügung.

Besonders interessant wird diese Funktion in Labelwin, weil der Zugriff auf die Daten von vielen Stellen aus möglich ist. Welche Stellen das sind, hängt von der Einbindung ab. Sobald eine Datei in Labelwin fallengelassen wird, öffnet sich eine Maske, in der man die Datei mit vielen Merkmalen ablegen kann. Über jedes Merkmal kann die Datei später blitzschnell gefunden und geöffnet werden.

Mögliche Merkmale, mit der die Datei abgelegt werden kann:

• Baustellenanschrift
• Rechnungsanschrift
• einem Projekt / Baustelle
• einem Kundendienstauftrag
• einem Wartungsvertrag
• einer Anlage
• einer Aufgabe (mit Aufgaben steuern und überwachen die Büromitarbeiter ihre Tätigkeiten)
• einem Werkzeug / Fahrzeug (Handbücher, Belege)
• einer Zeitbuchung (Foto-Dokumentation der Arbeiten)

Je nach Maske, auf die eine Datei gezogen wird, müssen diese Merkmale nicht erfasst werden, sondern sind bereits passend vorbelegt.

• Ziehen auf einen geöffneten Kundendienstauftrag schlägt sofort dessen Nummer und die Adressen (Rechnungsanschrift, Baustellenadresse) vor.
• Ziehen auf einen Vertrag schlägt sofort die Vertragsnummer und die Besitzeradresse vor.
• Ziehen auf eine Anlage schlägt sofort die Anlagennummer, die Standort und Besitzeradresse  und ggf. auch die Vertragsnummer, zu der die Anlage gehört, vor.

Per Drag&Drop ablegbare Dateien

Im Grunde genommen kann jede Datei per Verweis mit Labelwin verknüpft werden. Der Verweis sorgt dafür, dass sie an den verschiedensten Stellen in Labelwin per Doppelklick mit dem dazugehörenden Programm geöffnet werden kann.

Beispiele:

• Einzelne Fotos oder ganze Ordner aus dem Kamera-Explorer
• PDF-Dateien, Handbücher, Bedienungsanleitungen
• Fotos aus dem Internet
• Badplanungen
• Wärmebedarfsberechnungen
• Baupläne
• E-Mails (in Labelwin auch aus Outlook direkt ablegbar)

Tipp: Ziehen von Dateien auf Programme, die auf dem Desktop nicht erreichbar sind:

Da viele Anwender die Programme im Vollbild betreiben, ist das Programm, auf das gezogen werden soll, meist nicht erreichbar. Ziehen Sie dann die Datei mit gehaltener Maustaste auf den Eintrag in der Taskleiste und warten eine Sekunde. Dann öffnet sich das Programm auf dem Desktop, und Sie können die Datei darauf ablegen. Das funktioniert übrigens auch mit dem Start-Knopf von Windows, wobei es aber ggf. etwas schwierig ist, mit gedrückter Maustaste das richtige Programm anzusteuern.

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Verkaufsprovision für Mitarbeiter

Lesen Sie hier ein ausführliches Interview mit Gerald Bax.

Interview

SI: Herr Bax, Sie haben sich das Thema Prämienlohn auf die Fahne geschrieben. Warum halten Sie es für sinnvoll, so etwas im SHK-Gewerbe einzuführen ?

Gerald Bax: Weil damit eine Leistungssteigerung möglich ist, von der beide Seiten, also die Mitarbeiter und der Unternehmer etwas haben. Leistungssteigerung heißt aber nicht einfach mehr arbeiten, sondern vor allem auch besser arbeiten. Es steckt sehr viel Potenzial in der Arbeitsorganisation, in den Abläufen und in der Verhinderung von Fehlern. Ich behaupte, dass ein Mitarbeiter, der mitdenkt und sich einsetzt, oft doppelt soviel schafft als einer, der einfach nur seine Arbeit macht.

Um dieses Potenzial freizusetzen, muss der Mitarbeiter eine Belohnung bekommen. Eine Belohnung, die über den warmen Händedruck hinausgeht. Er muss das auch im Portemonnaie spüren. Das ist auch eine Frage der Gerechtigkeit. Solange der Mitarbeiter das Gefühl hat, dass der Mehrerfolg beim Unternehmer landet, gibt es keinen Grund für außergewöhnlichen Einsatz.

SI: Im Handwerk gibt es doch ständig wechselnde Arbeiten, wie kann man denn da eine Prämie berechnen ?

Natürlich kann man nicht wie in der Industrie eine Prämie für eine einzelne Arbeit festlegen. Im SHK-Gewerbe gibt es im Grunde genommen drei Bereiche, in denen eine Prämie sinnvoll und ermittelbar ist. Erstens im Projektbereich, da muss man nur die geplante Dauer und die tatsächliche Dauer vergleichen und einen Teil der Ersparnis ausschütten. Natürlich noch mal aufgeteilt aufgrund der Zeit, die die verschiedenen Mitarbeiter im Projekt gearbeitet haben.

Zweitens im Kundendienst. Hier kann ein Teil des Ertrages vom eingebauten Material ausgeschüttet werden. Je mehr der Monteur verbaut und je schneller er dies erledigt, desto mehr Prämie muss er bekommen. Für die Wartungen muss man Sonderregelungen einführen.

Drittens sollte beim Verkauf eine Prämie gezahlt werden. Jeder Monteur, der dem Endkunden zusätzlich etwas verkauft oder ihm so empfiehlt, dass ein Zusatzauftrag entsteht, sollte etwas dafür bekommen. Das kann man ggf. auch auf die Büromitarbeiter ausweiten.

SI: Das hört sich ziemlich kompliziert an. Wird dabei denn nicht die Einsparung durch den Abrechnungsaufwand im Büro wieder verbraucht ?

Da heute nahezu alle Werte in der EDV zur Verfügung stehen, können die Prämienabrechnungen mit geringem Büroaufwand automatisiert erstellt werden. Bei den ersten beiden Bereichen Projekt- und Kundendienst sind ohnehin alle Werte im Rechner. Da ist die monatliche Auswertung quasi ein Abfallprodukt. Nur bei der Verkaufsprovision muss man zusätzlich in der Rechnung bei einzelnen Positionen festlegen, wenn einer oder mehrere Mitarbeiter eine Prämie bekommen sollen. Da dadurch die Umsätze ja ohne großen Aufwand steigen, rechnet sich das allemal. Besonders, wenn man bedenkt, dass solche Zusatzverkäufe ja meist ohne den Aufwand eines Angebots entstehen.

SI: Wie lösen Sie denn das Problem, dass im Handwerk oft zwei oder mehr Monteure zusammen arbeiten. Besteht da nicht die Gefahr, dass der gute Monteur den schlechteren nicht mitnehmen will, weil dann seine Prämie niedriger ausfällt?

Das ist in der Tat ein wichtiger Punkt. Ich hatte ja vorhin schon mal die Gerechtigkeit angesprochen. Eine Prämie wirkt nur dann leistungsfördernd, wenn der Monteur sie als gerecht empfindet. Wenn der schlechter arbeitende Kollege das Gleiche bekommt, hat der andere ja keine Lust für ihn mitzuarbeiten. Wir haben das so gelöst, indem wir jedem Mitarbeiter in den Stammdaten einen Bewertungsfaktor zuordnen. Je höher der Faktor, desto größer der Anteil an der Prämie. Natürlich muss man über die Bewertungsfaktoren von Zeit zu Zeit nachdenken, denn der Mitarbeiter muss sich auch verbessern können. Da ist das Fingerspitzengefühl des Unternehmers gefragt.

SI: Können Sie uns über Erfahrungen von Kunden Ihres Softwarehauses mit Prämien berichten

Ja, einige unserer Kunden haben uns von ihren Erlebnissen berichtet. Wir können natürlich keine konkreten Zahlen nennen, denn einen Vergleich mit „Vorher – Nachher“ fahren unsere Kunden nicht. Erzählt haben sie uns vom stark gestiegenen Einsatz der Monteure. Mit einem Mal setzen sie das Büro unter Druck, dass alle Materialien rechtzeitig auf der Baustelle sind. Sie haben jetzt ein Eigeninteresse daran, dass nichts mal gerade vom Abhollager geholt werden muss. Im Projektgeschäft achten sie darauf, dass Zusatzarbeiten auch zusätzlich abgerechnet werden, weil das sonst ihre Prämie mindert.

Nur das mit der Verkaufsprämie läuft etwas schleppend an, da müssen zunächst die ersten Erfolge die Hemmschwelle des Verkaufes durchbrechen.

Einen Artikel aus der SI-Information zum „Aktiven Verkaufen" erreichen Sie über den Link

http://www.si-informationen.de/fileadmin/pdfs-magazin/04-11/10-12_Stamos-mm-sab.pdf

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