Digitale Archivierung

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Hier geht es nur zum Teil darum, die aufzubewahrenden Papierberge zu verringern. Der weitaus wichtigere Aspekt ist, dass jedes Dokument sofort für alle (berechtigten) Mitarbeiter zur Verfügung steht. Das zeitraubende Suchen von Unterlagen entfällt und die Papierberge auf dem Schreibtisch verschwinden. Rechnungen, Faxe, handschriftliche Notizen, KD-Aufträge, Prüf- und Abnahmeprotokolle – alles lässt sich einscannen und digital ablegen. Auch elektronische Dokumente, wie E-Mails, Fotos oder PDF-Dateien, werden auf Knopfdruck archiviert.

Digitale Archivierung bedeutet:

  • Organisieren ohne Zettelwirtschaft.
  • Alle Dokumente sind sofort im Büro und mobil verfügbar.
  • Mehr Überblick.

Das Scan-Archiv wurde von uns entwickelt. Sie müssen keine weitere, meist sehr kostenintensive Archivierungssoftware einsetzen. Die Vorgehensweise wurde in Anlehnung an bekannte Archivierungslösungen realisiert. Das Dokument wird gescannt (wenn es nicht schon als PDF vorliegt) und einem Auftrag, einem Projekt, einer Eingangsrechnung o. ä. zugeordnet.

Die Ablage kann zentralisiert in einer Postbox geschehen, die dann von den dafür zuständigen Mitarbeitern abgearbeitet wird. Jeder (berechtigte) Mitarbeiter hat dann Einblick in diese Dokumente.

Ein archiviertes Dokument steht an vielen Stellen zur Verfügung. Eine Eingangsrechnung kann in der Rechnungs- und der Kundenadresse, im Kundendienstauftrag und im Projekt angezeigt werden. Besonders die Anzeige im Projekt ist für die Bauleiter interessant, die darüber auch die Rechnungsprüfung durchführen können.

Die unten beschriebenen Funktionen vom PDF-Druckarchiv sind in der Archivierung enthalten.

Das “PDF-Druckarchiv” ist in allen aktuellen Labelwin-Paketen enthalten. Das “Scan-Archiv” mit der “Postbox” kann als Zusatzmodul gebucht werden.

Anwendungsbeispiele

Eingangsrechnungen: Am einfachsten ist es, die Eingangsrechnung unmittelbar nach dem Erfassen zu scannen. Man hat die Rechnung eh in der Hand und es genügt ein Knopfdruck. Damit kann jeder dazu Berechtigte die Rechnung sehen. Auch die Rechnungsprüfung basiert auf der gescannten Rechnung. Das Papier braucht die Buchhaltung nicht zu verlassen, eine Kopie ist überflüssig. Da die Rechnung auch der Baustelle/dem Projekt zugeordnet wird, ist das Projekt mit den Kosten belastet.

Kundendienstberichte: Der Kunde ruft an, hat Fragen zu seiner Rechnung und mit einem Knopfdruck ist der unterschriebene Monteurzettel auf dem Bildschirm. Fragen können sofort beantwortet werden – ohne lästige und zeitraubende Rückrufe. So funktioniert es: Die Arbeitsberichte werden vor Beginn der Rechnungsschreibung mit einem Tastendruck eingescannt. Es sind keinerlei Eingaben erforderlich. Papier-Checklisten und Skizzen können auf einen Rutsch mit archiviert werden.

Sonstige Dokumente: Auch Briefe, Prüf- oder Abnahmeprotokolle, Bauskizzen, Notizzettel usw. werden direkt beim Eintragen in Labelwin gescannt. Alle Dokumente lassen sich z. B. über die Adresse, die Projektnummer, die Auftrags- oder Rechnungsnummer schnell und einfach wiederfinden.

PDF-Druckarchiv

Hier geht es um die selbst erzeugten Druckausgaben: mit dem PDF-Druckarchiv werden Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen usw. unmittelbar nach dem Druck als PDF-Datei archiviert. Das hat den Vorteil, dass sich jeder berechtigte Mitarbeiter z. B. ein Angebot sehr einfach und schnell erneut ansehen kann. Ebenfalls können die PDF-Dateien an Steuerberater weitergegeben – also ein Nachdruck erzeugt werden, ohne dass die Originalrechnung geöffnet werden muss.

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