Dokumentenarchivierung

mit Labelwin und ELO Office oder ELO Professional

• Nahtlose Integration von ELO Office / ELO Professional in Labelwin
• Schnelles Einscannen aller Belege während der Erfassung oder als Stapel
• Automatische Zuordnung der Scanns zu den Vorgängen in Labelwin
• geeignet für Kundendienst, Eingangsrechnungen, Briefe, Prospekte und alle Papierdokumente

Das System

Eingangsrechnungen, Kundendienstaufträge und andere Dokumente lassen sich bereits in Labelwin Basis in gescannter Form hinterlegen. Durch die Integration von ELO Office/Professional der Firma ELO Digital Office (entstanden aus dem Hause Leitz) wird die normale Dokumentenverwaltung zu einem Dokumentenarchivierungssystem erweitert.

Die Archivierungsprogramme ELO Professional und ELO Office haben sich durch ihren Funktionsumfang und ihr Preis-/Leistungsverhältnis längst auf dem Markt etabliert.

Durch die nahtlose, tiefe Integration von ELO in Labelwin reduziert sich der Aufwand für die elektronische Archivierung auf einen Knopfdruck. Denn die Zuordnung der eingescannten Dokumente zum richtigen Vorgang nimmt Labelwin automatisch vor.

Die Besonderheit ist, dass die Dokumente über beide Programme verfügbar sind. Eine Eingangsrechnung ist z.B. in Labelwin überall dort im Original zu sehen und in ELO im "Aktenschrank" Eingangsrechnungen unter dem Lieferantennamen und der Jahreszahl.

Ähnlich ist es bei den gescannten Auftragszetteln. Der vom Monteur ausgefüllte Zettel kann im Labelwin über die Kundenhistorie und die Auftragsverwaltung eingesehen werden. In ELO findet man ihn im Aktenschrank Aufträge unter dem Namen der Objektadresse.

Wie bei Archivierungsprogrammen üblich, kann in ELO über die Verschlagwortung jedes Dokument über den Adressennamen, die Projektnummer, die Auftrags- und Rechnungsnummer gefunden werden.

Damit der Scannvorgang zügig geht, empfehlen wir die Benutzung eines schnellen Scanners mit einem automatischen Einzug. Das Scannen mit einem einfachen Flachbettscanner für unter 100,00 € ist zwar möglich, aber sie sollten bedenken, dass Arbeitszeit auch Geld kostet.

Wir empfehlen z.B. die äußerst kompakten und schnellen Scanner von Fujitsu mit einer Scan-Geschwindigkeit von ca. 40 Seiten pro Minute.

Beispiele für konkrete Abläufe

Auftragszettel werden bereits beim Drucken mit einer vom ELO lesbaren Nummer versehen. Der ganze Stapel eines Tages oder einer Woche wird in den Scanner gelegt, der Menüpunkt ‚Scannen‘ angewählt, der Scanner liest die Blätter mit hoher Geschwindigkeit ein, und Labelwin übernimmt ohne weitere Eingabe automatisch die Zuordnung und Verschlagwortung.

Nicht von Labelwin gedruckte Auftragszettel (Notdienst) werden mit einem von ELO lesbaren Aufkleber mit einer laufenden Nummer versehen. Diese Nummer wird im Labelwin bei der Auftragserfassung oder im nachhinein beim Auftrag eingetragen. Damit erfolgt dann nach dem Scannen die automatische Zuordnung.

Eingangsrechnungen werden entweder unmittelbar nach dem Posteingang mit einem Aufkleber versehen oder nach dem Eintragen in Labelwin. Wenn sie erst in Labelwin eingetragen wird, so wird die Aufklebernummer vorgegeben und die weitere Zuordnung beim Scannen findet automatisch statt.

Eine mehrseitige Rechnung wird am einfachsten nach der Einbuchung gescannt. Nach der Speicherung der Buchung bietet Labelwin mit einem Knopf das sofortige Scannen an.

Wenn die Rechnungen vor der Einbuchung gescannt werden, so muss bei der Eintragung in Labelwin lediglich die Aufklebernummer eingegeben werden.

Sonstige Dokumente wie Briefe, Prüf- oder Abnahmeprotokolle, Bauskizzen, Notizzettel usw. werden nach der Eintragung in Labelwin gescannt.

Lesen Sie unsere kompakten Informationen zum Thema Dokumentenarchivierung - der digitale Aktenschrank im Computer.